Ledelsessystemer for dokumentasjon – ISO 30300

Standardene i NS-ISO 30300-serien hjelper virksomheter av alle typer og størrelser med å iverksette, drive og forbedre et ledelsessystem for dokumentasjon (management system for records, MSR). Et ledelsessystem for dokumentasjon rettleder en virksomhet i hvordan fastlegge en policy og mål som gjelder dokumentasjon, og når disse målene skal nås.

Dette gjøres ved hjelp av

• definerte roller og ansvarsområder
• systematiske prosesser
• måling og evaluering
• gjennomgåelse og forbedring

Sikrer viktig informasjon for virksomheten

Opprettelse og forvaltning av dokumentasjon er en vesentlig del av enhver organisasjons aktiviteter, prosesser og systemer. Dokumentasjon legger til rette for effektivitet, ansvarlighet, risikostyring og virksomhetskontinuitet i organisasjonen.

Innføring av retningslinjer og mål for dokumentasjon sikrer at pålitelig informasjon om forretningsaktiviteter blir opprettet, forvaltet og gjort tilgjengelig for dem som trenger det, så lenge det kreves. Det bidrar også til å sikre åpenhet om og sporbarhet av beslutninger som tas av den ansvarlige ledelsen, og erkjennelse av offentlige interesser.

Standardene i NS-ISO 30300-serien

Det er tre standarder om NS-ISO 30300 for informasjon og dokumentasjon:

• NS-ISO 30300 Informasjon og dokumentasjon — Dokumentasjonsforvaltning — Kjernebegreper og terminologi
• NS-ISO 30301 Informasjon og dokumentasjon — Ledelsessystemer for dokumentasjon — Krav
• NS-ISO 30302 Informasjon og dokumentasjon — Ledelsessystemer for dokumentasjon — Retningslinjer for implementering

NS-ISO 30300 inneholder termer og definisjoner som er relevante for fagområdet dokumentasjonsforvaltning.

NS-ISO 30301 fastlegger målene for bruk av et ledelsessystem for dokumentasjon, angir prinsipper for ledelsessystemet, beskriver en prosessbasert tilnærming og spesifiserer den øverste ledelsens roller for forbindelse med dokumentasjon. 

NS-ISO 30302 gir veiledning om de aktivitetene som bør gjennomføres for å tilfredsstille kravene i NS-ISO 30301, og hvordan aktivitetene kan dokumenteres.

I samsvar med andre standarder for ledelsessystemer

NS-ISO 30301 Ledelsessystemer for dokumentasjon har samme struktur, termer, definisjoner og kjernetekst som andre ledelsessystemstandarder. Det gjør det enklere for virksomhetene å bruke flere slike standarder sammen, f.eks. NS-EN ISO 9001 (kvalitetsledelse), NS-EN ISO 14001 (miljøledelse) og NS-ISO/IEC 27001 (IT-sikkerhet).

Termen «dokumentert informasjon» er en av kjernetermene i ledelsessystemstandardene. Krav knyttet til dokumentert informasjon er gitt i 7.5 i alle ledelsessystemstandarder. NS-ISO 30301 kan, i tillegg til at det utgjør et ledelsessystem i seg selv, støtte organisasjoner som skal implementere kravene til dokumentert informasjon fra andre ledelsessystemer.

Målgruppe

Standardene i NS-ISO 30300-serien er ment å brukes som støtte for

• øverste ledelse som fatter beslutninger om oppretting og implementering av ledelsessystemer i sin virksomhet
• personer som er ansvarlige for å implementere ledelsessystemer for dokumentasjon, for eksempel fagfolk på områdene risikostyring, revisjon, dokumentasjonsforvaltning, informasjonsteknologi og informasjonssikkerhet